Aydınlatma Yükümlülüğü ve Kapsamı Nedir?

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), bireylerin temel hak ve özgürlüklerini korumayı ve kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamayı amaçlayan bir mevzuattır. Bu kapsamda, veri sorumlularının en temel yükümlülüklerinden biri de aydınlatma yükümlülüğüdür.

Bu yükümlülük, kişisel verisi işlenen bireyin, verilerinin kim tarafından, hangi amaçlarla, ne şekilde işlendiğini ve bu işleme karşı sahip olduğu hakları açıkça öğrenmesini sağlar.

Günümüzde bireyler, dijital ortamda hemen her işlemde kişisel verilerini paylaşmaktadır. Ancak verilerin nasıl ve kimler tarafından kullanıldığını bilmemek, kişisel gizliliği tehdit eder. İşte bu nedenle aydınlatma metni, veri işleme sürecinde şeffaflığı ve güveni sağlayan en önemli araçlardan biridir.

 Aydınlatma Yükümlülüğü Ne Zaman Ortaya Çıkar?

KVKK’nın 10. maddesine göre, veri sorumlusu ya da onun yetkilendirdiği kişi, kişisel verileri işlemeye başlamadan önce ilgili kişiyi bilgilendirmekle yükümlüdür.

Aydınlatma yükümlülüğü, aşağıdaki durumlarda mutlaka yerine getirilmelidir:

• Web sitesi veya mobil uygulama üzerinden üyelik alınırken,
• Fiziksel başvuru ve kayıt formları doldurulurken,
• Müşteri hizmetleri veya çağrı merkezleri aracılığıyla veri toplanırken,
• Kampanya, anket veya promosyonlarda kullanıcıdan bilgi alındığında,
• İş başvuruları ve personel alım süreçlerinde.

Bu yükümlülüğün yerine getirilmemesi, veri işlemenin hukuka aykırı olmasına yol açabilir ve idari yaptırımlarla sonuçlanabilir.

 Uyulması Gereken Usul ve Esaslar

Kişisel Verileri Koruma Kurumu, aydınlatma yükümlülüğünün nasıl yerine getirileceğini düzenlemek amacıyla, 10 Mart 2018 tarihinde “Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ” yayımlamıştır.

Tebliğe göre, aydınlatma aşağıdaki yöntemlerle yapılabilir:

• Yazılı metin (örneğin sözleşme ekinde),
• Sözlü bilgilendirme,
• Çağrı merkezi aracılığıyla,
• Elektronik ortamda (e-posta, mobil uygulama, internet sitesi vb.),
• Görsel ya da sesli içeriklerle (videolu aydınlatmalar gibi).

Burada önemli olan nokta, verilen bilgilerin açık, sade, kolay erişilebilir ve anlaşılır olmasıdır. Karmaşık, teknik veya hukuk diliyle hazırlanmış metinler, kullanıcıların anlamasını engeller ve aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmemiş sayılmasına sebep olabilir.

 Aydınlatma Metninde Olması Gereken Zorunlu Unsurlar

Doğru ve eksiksiz hazırlanmış bir aydınlatma metni aşağıdaki bilgileri içermelidir:

1. Veri sorumlusunun kimliği (örneğin şirket unvanı, iletişim bilgileri),
2. Kişisel verilerin işlenme amacı,
3. Verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
4. Toplama yöntemi ve işleme için geçerli olan hukuki sebep,
5. KVKK’nın 11. maddesi kapsamında ilgili kişilerin hakları (veriye erişim, düzeltme, silme, işleme itiraz vb.).

Bu unsurların her biri, kullanıcıya verisi üzerindeki kontrolü hatırlatmak ve şeffaflık sağlamak açısından zorunludur.

Örnek: Bir Online Alışveriş Sitesinde Aydınlatma Yükümlülüğü

A kişisi, yeni açılan bir online giyim mağazasının web sitesine girer. Site, üyelik işlemi sırasında A kişisinden şu bilgileri ister: ad, soyad, e-posta adresi ve telefon numarası.

Üyelik formunun hemen altında şu metin yer alır:

“Üyelik işleminiz sırasında tarafımıza iletmiş olduğunuz kişisel verileriniz, Şirketimiz tarafından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında, yalnızca üyelik işlemlerinin yürütülmesi ve kampanyalardan sizi haberdar edebilmek amacıyla işlenmektedir. Daha fazla bilgi için [Aydınlatma Metni] sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.”

A kişisi, “Aydınlatma Metni”ne tıklayarak şu bilgileri öğrenir:

• Verilerinin kim tarafından işlendiğini (Şirket unvanı),
• Verilerin hangi amaçla işlendiğini (üyelik işlemleri, kampanya bildirimi),
• Verilerinin üçüncü kişilerle paylaşılmadığını,
• Verilerinin işlenme yöntemini ve hukuki gerekçesini,
• KVKK kapsamında sahip olduğu hakları (silme, düzeltme, itiraz etme gibi).

Böylece A kişisi, verisinin kimde olduğunu, nasıl kullanılacağını ve gerektiğinde bu verilere müdahale etme hakkı olduğunu öğrenir. Şirket ise KVKK’daki aydınlatma yükümlülüğünü eksiksiz bir şekilde yerine getirmiş olur.

Örnek: Bir Mobil Finans Uygulamasında Aydınlatma Yükümlülüğü

 B kişisi, kişisel harcamalarını takip etmek için bir mobil finans uygulaması indirir. Uygulamayı ilk açtığında ekranda şu uyarı penceresi çıkar:

“Uygulamamızı kullanmaya başlamadan önce, kişisel verilerinizin hangi amaçlarla işlendiğini öğrenmeniz adına [Aydınlatma Metni]’ni okumanız önemlidir. Devam etmek için lütfen metni inceleyiniz.”

B kişisi, “Devam Et” butonuna basmadan önce “Aydınlatma Metni”ne tıklar ve şu bilgileri görür:

• Veri sorumlusunun adı ve iletişim bilgileri
• Toplanan veriler
• İşlenme amacı
• Verilerin paylaşılabileceği kişi/kuruluşlar: (Varsa) sadece sunucu hizmeti sağlayan firma (örneğin Firebase – Google)
• Verilerin nasıl toplandığı: Manuel giriş ve uygulama kullanımı sırasında otomatik kayıt
• B kişisinin sahip olduğu haklar: Verilerini görüntüleme, düzeltme, silme talebinde bulunma vb.

 B kişisi, uygulamayı kullanmaya başlamadan önce kişisel verilerinin nasıl işlendiğini anlamış olur. Uygulama geliştiricisi ise KVKK’nın 10. maddesi kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğünü mobil arayüz üzerinden yerine getirmiş olur.

Aydınlatma Yapılmazsa Ne Olur?

Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmezse, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından idari para cezası uygulanabilir. 2025 yılı itibarıyla bu cezanın alt sınırı 68.083 TL, üst sınırı ise 1.362.021 TL’dir.

Ancak mesele sadece para cezasıyla sınırlı değildir. Kullanıcılarını bilgilendirmeyen markalar, güven kaybı, kamuoyunda itibar zedelenmesi, hatta sosyal medyada olumsuz kampanyalar gibi ciddi zararlarla karşı karşıya kalabilir.

Aydınlatma Yükümlülüğünün İstisnaları Nelerdir?

Her ne kadar aydınlatma yükümlülüğü KVKK kapsamında genel bir kural olsa da, bazı durumlarda bu yükümlülükten istisna tanınmıştır. Bu istisnalar, Kanun’un 28. maddesinde açıkça belirtilmiştir.   Kanunun amacına ve temel ilkelerine uygun ve orantılı olmak kaydıyla KVKK kapsamında aydınlatma yükümlülüğünün uygulanmayacağı başlıca durumlar:

1. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
2. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
3. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
4. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

 Aydınlatma yükümlülüğü Neden Bu Kadar Önemli?

Kişisel verilerin hukuka uygun şekilde işlenmesi, günümüz dijital dünyasında hem etik bir zorunluluk hem de rekabet avantajı hâline gelmiştir.

Özellikle e-ticaret siteleri, mobil uygulamalar ve hizmet sağlayıcılar için güven ortamı yaratmak, kullanıcı sadakati açısından büyük önem taşır. Kullanıcılar, verilerinin nasıl kullanıldığını bildiğinde kendilerini güvende hisseder ve markaya olan bağlılıkları artar.

Aydınlatma metni, hem yasal uyumluluğunuzu hem de kurumsal güvenilirliğinizi temsil eden bir belgedir.

 

KVKK kapsamında aydınlatma yükümlülüğü, tüm şirketler için geçerlidir; büyüklüğünüz ya da sektörünüz ne olursa olsun.

Eğer kullanıcıdan bir form alıyorsanız, uygulamanızda kayıt alıyorsanız ya da e-posta topluyorsanız, aydınlatma metniniz eksiksiz olmalıdır. Bu metin; web sitenizde, üyelik süreçlerinizde, sözleşmelerinizde ve çağrı merkezi ses kayıtlarında mutlaka görünür ve anlaşılır biçimde yer almalıdır.

Kişisel verilerin işlenmesinde yasal yükümlülüklerinizi eksiksiz yerine getirmek ve firmanıza özel aydınlatma metinleri hazırlatmak için Prestij Marka Tescil ve Danışmanlık Ofisi olarak KVKK danışmanlığı hizmeti sunuyoruz. Web sitenizden çağrı merkezlerinize kadar tüm süreçlerde hukuka uygun bir veri işleme altyapısı oluşturmak için bizimle iletişime geçebilir, uzman kadromuzla sürecinizi güvenle yürütebilirsiniz.